Legislação

- Os livros poderão ser previamente encadernados ou compilados em folhas soltas, deles constando termo de abertura e termo de encerramento devidamente assinados pelo tabelião ou oficial de registro ou preposto com poderes para tanto.

Parágrafo único - Constará no termo de abertura a data em que o primeiro ato do livro for praticado e, no termo de encerramento, a data em que o último ato do livro for praticado.

- Os livros previamente encadernados terão de 100 (cem) a 300 (trezentas) folhas numeradas.

- Os livros em folhas soltas terão até 300 (trezentas) folhas numeradas, em tamanho padronizado pela serventia, recomendando-se o uso dos tamanhos Ofício ou A4.

§ 1º - Cada folha, tanto no anverso quanto no verso, atenderá às seguintes especificações:

I - margens superior e inferior suficientes para a boa qualidade da impressão;

II - margem lateral interna adequada para futura encadernação;

III - espaço necessário para eventuais anotações e averbações, bem como para colheita das rubricas das partes, observadas as determinações legais.

§ 2º - Os livros em folhas soltas, logo após concluído seu uso, serão encadernados, vedada a utilização de grampo, parafuso ou espiral.

- O livro poderá ultrapassar o limite de folhas de modo a permitir a finalização do último ato praticado, fazendo constar da folha de encerramento menção à sua data e natureza.

- Os livros de registro, bem como as fichas que os substituam, somente sairão da respectiva serventia mediante autorização judicial.

Parágrafo único - Independe de autorização judicial a retirada do livro da serventia nos casos de celebração de casamento civil em local diverso ou de encadernação, durante o tempo estritamente necessário à prática desses atos, sob a responsabilidade do titular da serventia ou do interino.

- Adotado o sistema de escrituração eletrônica ou de registro eletrônico, a serventia deverá obrigatoriamente adotar sistema de backup, que será atualizado com periodicidade não superior a 1 (um) mês e terá ao menos uma de suas cópias arquivada em local distinto da serventia, facultado o uso de servidores externos ou qualquer espécie de sistema de mídia eletrônica ou digital que contenha requisitos de segurança.

§ 1º - Deverá ser formado e mantido arquivo de segurança dos documentos eletrônicos que integrarem o acervo do serviço notarial ou de registro, mediante backup em mídia eletrônica, digital ou outro método hábil a sua preservação.

§ 2º - Os arquivos eletrônicos, os backups e o banco de dados integrarão o acervo da serventia e deverão ser transmitidos ao novo titular da delegação em caso de extinção da delegação anterior, ou ao novo responsável pelo serviço, em conjunto com os softwares que permitam seu pleno uso e atualização.

§ 3º - Poderão ser mantidos exclusivamente em meio eletrônico os livros de protocolo, de registro diário auxiliar da receita e da despesa, de editais de proclamas e de controle de depósito prévio, bem como outros que a Corregedoria Geral de Justiça venha a autorizar, desde que preenchidos os requisitos estabelecidos pelo Provimento da Corregedoria Nacional de Justiça 74, de 31/07/2018, que [dispõe sobre padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro do Brasil e dá outras providências]. [ [Provimento CNJ 74/2018. ]]

- Os livros, fichas, documentos, recibos e demais papéis mantidos fisicamente na serventia serão arquivados mediante utilização de processos que facilitem as buscas.

- Os serviços notariais e de registro estão autorizados a adotar a Tabela de Temporalidade de Documentos anexa ao Provimento da Corregedoria Nacional de Justiça 50, de 28/09/2015, que [dispõe sobre a conservação de documentos nos cartórios extrajudiciais], com a observância das disposições do Provimento mencionado. [[Provimento CNJ 50/2015.]]

- Após o decurso do prazo previsto na Tabela de Temporalidade de Documentos referida no art. 88 deste Provimento Conjunto, conforme o caso, os documentos arquivados em meio físico nos serviços notariais e de registro poderão ser inutilizados, por processo de trituração ou fragmentação de papel, resguardados e preservados o interesse histórico e o sigilo, ressalvando-se os livros e os documentos para os quais seja determinada a manutenção do original em papel, que serão arquivados permanentemente na serventia. [[Provimento Conjunto CGJ/MG 93/2020, art. 88.]]

§ 1º - É vedada a incineração dos documentos em papel, que deverão ser destinados à reciclagem, mediante coleta seletiva ou doação para associações de catadores de papel ou para entidades sem fins lucrativos.

§ 2º - Os responsáveis pelos serviços notariais e de registro comunicarão ao diretor do foro, impreterivelmente até 31 de maio e 30 de novembro de cada ano, toda e qualquer eliminação de documentos das serventias extrajudiciais ocorrida no semestre anterior.

§ 3º - A comunicação de que trata o § 2º deste artigo consignará expressamente:

I - data da eliminação dos documentos;

II - nome da comarca, município e distrito onde se localiza a serventia;

III - identificação do serviço notarial ou de registro;

IV - quantidade e volume/peso dos documentos eliminados;

V - código e assunto (tipo) dos documentos eliminados, segundo a Tabela de Temporalidade de Documentos mencionada no art. 88 deste Provimento Conjunto; [[Provimento Conjunto CGJ/MG 93/2020, art. 88.]]

VI - datas abrangidas pela eliminação;

VII - nome e endereço da entidade/associação à qual foram destinados os documentos eliminados;

VIII - nome do responsável pela avaliação de temporalidade dos documentos eliminados;

IX - nome e assinatura do responsável pelo serviço notarial ou de registro.

§ 4º - A cópia da comunicação referida nos §§ 2º e 3º deste artigo permanecerá arquivada na serventia, juntamente com o respectivo comprovante de entrega ao diretor do foro.

- O disposto nos arts. 88 e 89 deste Provimento Conjunto não se aplica aos documentos arquivados digitalmente ou em microfilme, os quais serão conservados permanentemente na serventia, observando-se o disposto no art. 86, também deste Provimento Conjunto. [[Provimento Conjunto CGJ/MG 93/2020, art. 86. Provimento Conjunto CGJ/MG 93/2020, art. 88. Provimento Conjunto CGJ/MG 93/2020, art. 89.]]

- Os arquivos poderão ser instalados em local externo à serventia mediante autorização prévia do diretor do foro.