Legislação

- A legalização de documentos públicos produzidos em território nacional e destinados a produzir efeitos em países partes da Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros (Convenção da Apostila) é realizada exclusivamente por meio da aposição de apostila, emitida nos termos da Resolução CNJ 228, de 22/06/2016, e deste Código Nacional de Normas.

§ 1º - Para os fins desta norma, entende-se como legalização, ou chancela consular, a formalidade pela qual se atesta a autenticidade da assinatura, da função ou do cargo exercido pelo signatário do documento e, quando cabível, a autenticidade do selo ou do carimbo nele aposto.

§ 2º - Equiparam-se a documento público produzido no território nacional os históricos escolares, as declarações de conclusão de série e os diplomas ou os certificados de conclusão de cursos registrados no Brasil.

§ 3º - O descumprimento das disposições contidas na mencionada Resolução CNJ e no presente Código Nacional de Normas pelas autoridades apostilantes ensejará a instauração de procedimento administrativo disciplinar, sem prejuízo de responsabilização cível e criminal.

- A apostila emitida em meio físico será afixada no documento pela autoridade apostilante, não sendo permitida a entrega da apostila de forma avulsa ao solicitante do serviço.

- Serão obrigatórios o cadastramento e a prestação do serviço de apostilamento por todos os serviços de notas e de registro das capitais dos estados e do Distrito Federal.

§ 1º - Os serviços de notas e de registro da capital dos estados e do Distrito Federal que expuserem motivos justificados às corregedorias- gerais de Justiça locais poderão ser dispensados da prestação dos serviços de apostilamento, devendo o ato de dispensa ser comunicado formalmente à Corregedoria Nacional de Justiça.

§ 2º - O cadastramento e a prestação do serviço de apostilamento pelos serviços de notas e de registro do interior de cada Estado serão facultativos, mas recomendáveis para conferir melhor capilaridade ao serviço.

§ 3º - O ato de credenciamento das autoridades apostilantes será realizado pelas corregedorias gerais de Justiça dos estados e do Distrito Federal, às quais compete enviar à Corregedoria Nacional de Justiça listagem com a identificação das autoridades aptas à prestação do serviço de apostilamento, devidamente capacitadas nos termos do art. 4º, § 1º e § 2º, deste Código Nacional de Normas, e com os dados necessários ao cadastro, conforme Anexo do Provimento CNJ 62, de 14/11/2017. [[Provimento CNJ 149, de 30/08/2023, art. 4º.]]

- O serviço notarial e de registro exercerá o apostilamento por delegação do Conselho Nacional de Justiça (CNJ).

§ 1º - O apostilamento poderá ser executado por qualquer notário ou registrador cadastrado, mediante capacitação oferecida por suas entidades de classe, sob supervisão da Corregedoria Nacional de Justiça, independentemente de especialização do serviço ou de circunscrição territorial.

§ 2º - O responsável pela serventia e os escreventes autorizados já cadastrados deverão participar e obter aprovação no curso de capacitação a que se refere o § 1º deste artigo.

§ 3º - Ao apostilar documentos emitidos por serviço notarial ou registral, a autoridade apostilante deverá verificar a função e a autenticidade da assinatura do subscritor mediante consulta às centrais de sinais públicos das respectivas especialidades, cujo acesso deverá ser franqueado às autoridades apostilantes para este fim.

§ 4º - Será mantida, no sistema eletrônico de apostilamento, ferramenta relacionada a banco de dados de sinais públicos de autoridades brasileiras, para fins de coleta de seus padrões de sinais públicos, assim como identificação civil e documentação comprobatória do cargo ou função exercida, cumprindo-se as formalidades constantes do art. 3º da Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros, firmada pela República Federativa do Brasil, em Haia, em 5/10/1961, para consulta e conferência pelas autoridades apostilantes. [[Decreto 8.660/2016, art. 3º – Convenção de Haia em 05/10/1961.]]

§ 5º - No caso de vacância ou afastamento do titular do serviço notarial e de registro, o serviço será prestado pelo designado responsável do serviço extrajudicial.

- A aposição de apostila em documento público brasileiro somente será admitida por autoridade apostilante devidamente cadastrada no sistema eletrônico de apostilamento disponibilizado gratuitamente pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), para a confecção, consulta e aposição de apostila.

§ 1º - As apostilas serão assinadas com certificado digital e registradas pelo emissor.

§ 2º - A gestão, administração e manutenção do sistema poderá ser delegada pela Corregedoria Nacional de Justiça à Associação de Notários e Registradores do Brasil (Anoreg/BR) ou outra entidade de representação nacional de todas as especialidades notariais e registrais que venha a substituí-la, mediante a celebração de Termo de Cooperação Técnica com os seus institutos membros, no qual serão definidos deveres, responsabilidades, critérios de rateio dos custos, prazo para transição, condições em caso da extinção da delegação prevista neste parágrafo, entre outras disposições pertinentes.

§ 3º - A delegação a que se refere o § 2º deste artigo ocorrerá sem ônus para o CNJ e será fiscalizada por Comitê Técnico instituído pela Corregedoria Nacional de Justiça, cujas competências serão definidas no ato normativo que o instituir.

- As corregedorias gerais de Justiça e os juízes diretores do foro das unidades judiciárias são autoridades competentes para o ato de aposição de apostila somente quanto aos documentos de interesse do Poder Judiciário.

Parágrafo único - Consideram-se documentos de interesse do Poder Judiciário aqueles oriundos de seus respectivos órgãos em países signatários da Convenção da Apostila, bem como aqueles necessários à adoção internacional.

- Para fins de apostilamento, a critério do solicitante do serviço, os documentos eletrônicos poderão ser impressos para aposição de apostila.

§ 1º - O papel de segurança padronizado, conforme requisitos de segurança submetidos pela Anoreg/BR e aprovados pela Corregedoria Nacional de Justiça, será numerado sequencialmente e vinculado ao Cadastro Nacional de Serventia de cada unidade (CNS).

§ 2º - O papel de segurança não pode ser alienado ou cedido entre as autoridades apostilantes, sob pena de responsabilidade civil, penal e administrativa.

- As autoridades apostilantes deverão, para fins de controle das corregedorias gerais de Justiça dos estados e do Distrito Federal, afixar no documento, previamente ao ato de digitalização do documento apostilando, o selo físico, a etiqueta e/ou a estampa de selo eletrônico, conforme regras locais.

- A apostila será emitida mediante solicitação do portador do documento, sendo dispensado requerimento escrito. As autoridades apostilantes darão recibo de protocolo no momento do requerimento, estipulando prazo para entrega, que não poderá ultrapassar cinco dias.

§ 1º - As autoridades apostilantes deverão prestar ao solicitante do serviço todos os esclarecimentos necessários antes da prática do ato de apostilamento.

§ 2º - Para a emissão da apostila, a autoridade apostilante deverá realizar a análise formal do documento apresentado, aferindo a autenticidade de todas as assinaturas apostas, do cargo ou da função exercida pelo signatário e, quando cabível, a autenticidade do selo ou do carimbo aposto.

§ 3º - O apostilamento de reconhecimento de firma ou de cópia autenticada é ato excepcional, caso em que a assinatura, a função ou o cargo exercido a serem lançados na apostila serão do tabelião ou do seu preposto que apôs a fé pública no documento.

§ 4º - O apostilamento de certidão de registro de documento e de reconhecimento de firma somente será permitido em documentos de natureza privada.

- Em caso de dúvida quanto à autenticidade do documento público produzido em território brasileiro, a autoridade apostilante deverá realizar procedimento específico prévio, conforme previsto no art. 3º, § 2º, da Resolução CNJ 228/2016. [[Resolução CNJ 228/2016, art. 3º.]]

§ 1º - Persistindo a existência de dúvida após a finalização do procedimento específico prévio, a autoridade apostilante poderá recusar a aposição de apostila mediante ato fundamentado, que deverá ser entregue ao solicitante do serviço.

§ 2º - O ato de instauração do procedimento prévio e o de recusa de aposição da apostila poderão ser impugnados pelo solicitante do serviço no prazo de cinco dias, perante a autoridade apostilante, que, não reconsiderando o ato, no mesmo prazo, remeterá o pedido à Corregedoria-Geral de Justiça (CGJ) do Estado ou do Distrito Federal para decisão sobre a questão duvidosa em 30 dias.

- A apostila será emitida por documento, não importando a quantidade de páginas que possuir. Será de forma diversa se o solicitante do serviço assim o requerer.

- Ao realizar o ato de apostilamento, a autoridade apostilante deverá proceder à inserção da imagem do documento no banco de dados unificado do registro eletrônico das apostilas.

§ 1º - No ato de digitalização do documento, a autoridade apostilante deverá utilizar-se de software que minimize o tamanho do arquivo.

§ 2º - A autoridade apostilante deverá conferir a correspondência entre a imagem eletrônica e o documento.

- Encerrado o procedimento de aposição de apostila e constatado erro, a autoridade apostilante deverá refazer o procedimento para a aposição de outra apostila, inutilizando o primeiro ato.

§ 1º - Constatado que o erro ocorreu devido à falha do serviço da autoridade apostilante, o novo apostilamento deverá ser realizado sem custo para o solicitante do serviço.

§ 2º - Constatado que o erro ocorreu devido à falha de informações por parte do solicitante do serviço, o novo apostilamento será por ele custeado.

- O documento eletrônico apresentado à autoridade apostilante ou por ela expedido poderá ser apostilado independentemente de impressão em papel, desde que esteja emitido em formato compatível para upload no sistema do CNJ e assinado eletronicamente.

§ 1º - A apostila eletrônica será salva em arquivo único, na sequência do documento, assinada pela autoridade apostilante, entregue em mídia ou enviada no endereço eletrônico fornecido pelo solicitante.

§ 2º - Para os fins estabelecidos no caput deste artigo, considera-se assinado eletronicamente:

I - o arquivo eletrônico assinado na forma do art. 10, § 1º, da Medida Provisória 2.200-2, de 24/08/2001, ou legislação superveniente; ou [[Medida Provisória 2.200-2/2001, art. 10.]]

II - o documento que contém declaração de ter sido assinado na forma do art. 10, § 1º, da Medida Provisória 2.200-2, de 24/08/2001; do art. 1º, § 2º, III, da Lei 11.419, de 19/12/2006; ou do art. 4º da Lei 14.063, de 23/09/2020, cujo conteúdo pode ser conferido na rede mundial de computadores, em site governamental. [[Medida Provisória 2.200-2/2001, art. 10. Lei 11.419/2006, art. 1º.]]

§ 3º - Nas hipóteses do § 2º, II, deste artigo, em caso de dúvida sobre a veracidade do documento ou do sítio eletrônico de verificação, a autoridade apostilante contatará o órgão responsável pela emissão do documento e, permanecendo a dúvida, o apostilamento será negado.

- A aposição de apostila em tradução de documento público produzido no território nacional somente será admitida em tradução realizada por tradutor público ou nomeado ad hoc pela junta comercial.

§ 1º - O procedimento deverá ser realizado em duas apostilas distintas: apostila-se primeiro o documento público original e, posteriormente, o traduzido.

§ 2º - Para fins de aposição da apostila, o documento de procedência interna bilíngue, contendo versão em língua estrangeira, não dispensa a apresentação da tradução juramentada.

- Em caso de extravio ou de inutilização do papel de segurança utilizado para o ato de aposição da apostila, as autoridades apostilantes deverão inserir a informação diretamente no sistema eletrônico de apostilamento.

Parágrafo único - Em caso de inutilização do papel de segurança, a autoridade apostilante deverá destruí-lo mediante incineração ou procedimento semelhante, registrando o incidente na forma do caput.

- Os emolumentos serão cobrados por apostila, nos termos do art. 18 da Resolução CNJ 228/2016, enquanto não for editada legislação específica no âmbito dos estados e do Distrito Federal. [[Resolução CNJ 228/2016, art. 18.]]

§ 1º - É dispensada a cobrança de emolumentos para emissão de apostila em documentos requeridos por órgãos da Administração Direta do Poder Executivo Federal, Estadual ou Municipal para utilização no exterior, no interesse do serviço público.

§ 2º - Os órgãos da Administração Direta do Poder Executivo Federal, Estadual ou Municipal solicitarão o apostilamento do documento público produzido no território nacional mediante ofício endereçado ao serviço de notas ou de registro.

§ 3º - O Poder Judiciário dos estados e do Distrito Federal, no âmbito de sua competência, estabelecerá forma de compensação para a emissão de apostila em documentos requeridos por órgãos da Administração Direta do Poder Executivo Federal, Estadual ou Municipal.

§ 4º - É vedada a prática de cobrança parcial ou de não cobrança de emolumentos, ressalvadas as hipóteses de isenção, não incidência ou diferimento previstas na legislação específica.