Modelo de Defesa administrativa da Coordenadora do Posto de Saúde perante Ouvidoria Municipal de Presidente Figueiredo/AM — pedido de arquivamento ou remessa à Controladoria por ausência de individualização, ilegitimidade e...
Publicado em: 18/08/2025 AdvogadoAdministrativoDEFESA ADMINISTRATIVA (RESPOSTA À DENÚNCIA) PERANTE A OUVIDORIA MUNICIPAL
1. ENDEREÇAMENTO
À Ouvidoria Municipal de Presidente Figueiredo/AM.
À consideração do(a) Ouvidor(a) Municipal.
2. IDENTIFICAÇÃO DO PROCESSO/PROTOCOLO
Processo/Protocolo na Ouvidoria: nº [2025/000123-OF/OM].
Data da ciência pela interessada: 15/08/2025.
Assunto: Resposta à denúncia/representação formulada por servidora municipal, referente a supostos fatos ocorridos no âmbito do Posto Municipal de Saúde, envolvendo pedidos de “esclarecimentos sobre e-mails de servidor, ficha cadastral e financeira” (espelho da manifestação em 13/08/2025, com referência pretérita de 14/07/2023).
3. QUALIFICAÇÃO DA INTERESSADA/DEFENDIDA (COORDENADORA DO POSTO DE SAÚDE)
Nome: C. R. da S., brasileira, servidora pública municipal, Coordenadora do Posto Municipal de Saúde.
CPF: [XXX.XXX.XXX-XX] — RG: [X.XXX.XXX].
Endereço funcional: [Rua/Av. ..., nº ..., Bairro ..., Presidente Figueiredo/AM, CEP ...].
Endereço eletrônico: [email protected].
4. INDICAÇÃO DE REPRESENTANTE/PROCURADOR E JUNTADA DE PROCURAÇÃO
A interessada comparece por intermédio de seu(ua) procurador(a) abaixo subscrito(a), conforme instrumento procuratório anexo (Doc. 01 — Procuração).
Procurador(a): F. A. P., OAB/AM 00.000, e-mail: [email protected].
Requer-se o regular cadastramento do(a) patrono(a) para recebimento de comunicações e intimações eletrônicas.
Fecho desta seção: Estabelecida a representação, garante-se a adequada defesa técnica, com vistas ao exercício pleno do contraditório e da ampla defesa, nos termos da CF/88, art. 5º, LV.
5. TEMPESTIVIDADE
A presente resposta é tempestiva, porquanto apresentada dentro do prazo de [10] dias úteis assinalado pela Ouvidoria Municipal, contado da ciência em 15/08/2025, conforme comprovação juntada (Doc. 02 — Aviso de recebimento/ciência).
Fecho desta seção: Estão presentes as condições de processamento desta defesa, devendo ser conhecida e apreciada.
6. SÍNTESE DOS FATOS
Em 13/08/2025, a Ouvidoria Municipal registrou manifestação/denúncia por servidora municipal, reportando supostas irregularidades relacionadas a “e-mails de servidor, ficha cadastral e financeira”, envolvendo rotinas administrativas do Posto Municipal de Saúde. Há referência a resposta pretérita registrada em 14/07/2023 sobre o tema.
A Ouvidoria solicitou a versão e os esclarecimentos desta Coordenação. Desde logo, destaca-se que:
- As comunicações por e-mail institucional referem-se a orientações de trabalho, encaminhamentos rotineiros e registros internos de tramitação, sem conteúdo pessoal ou sensível indevidamente exposto.
- A “ficha cadastral e financeira” de servidores é gerida e custodiada por unidades de pessoal/recursos humanos e finanças da Administração, não estando sob a guarda nem sob a disponibilidade da Coordenação do Posto, que não detém alçada para compartilhamento ou divulgação de tais dados.
- Houve, em período anterior, prestação de esclarecimentos sobre o assunto (14/07/2023), tendo sido mantidas as boas práticas e aprimoradas as rotinas de conformidade e proteção de dados, inclusive com reforço de orientações internas.
Fecho desta seção: Não se constata qualquer ato irregular praticado pela Coordenação; os fatos narrados decorrem de rotinas administrativas regulares e de matérias afetas a setores próprios da Administração, com observância dos princípios de legalidade, finalidade e proteção de dados.
7. PRELIMINARES
7.1. Da inépcia da denúncia por ausência de individualização de condutas
A narrativa é genérica, sem delimitar datas, interlocutores, conteúdo concreto dos e-mails e, principalmente, a conduta específica atribuída à Coordenadora. A falta de individualização e de trazida mínima de elementos impede o adequado exercício do contraditório substancial e a verificação de justa causa mínima para apuração dirigida à defendida. À míngua de lastro fático mínimo, impõe-se o arquivamento da notícia ou a solicitação de complementação da manifestação.
7.2. Da incompetência material da Ouvidoria para sancionar
A Ouvidoria é canal de escuta, acolhimento e encaminhamento de manifestações dos usuários e servidores, nos termos da Lei 13.460/2017, art. 13, não lhe competindo instaurar ou conduzir processo sancionatório, o que, caso necessário, cabe à unidade correcional/Controladoria-Geral do Município. Assim, a atuação da Ouvidoria deve se limitar ao tratamento da manifestação e, se for o caso, ao devido encaminhamento, respeitando-se a legalidade (CF/88, art. 37).
7.3. Da ilegitimidade passiva da Coordenadora quanto a “ficha cadastral e financeira”
Registros cadastrais e financeiros de servidores, via de regra, são geridos por setores de RH/Financeiro. Não havendo prova de que a Coordenadora tenha acesso, guarda ou tenha divulgado tais dados, não há pertinência subjetiva para responsabilizá-la. Requer-se o reconhecimento da ilegitimidade passiva da Coordenadora quanto a essa matéria.
Fecho das preliminares: Ante as razões expostas, requer-se o acolhimento para arquivamento ou, subsidiariamente, para saneamento/adequado encaminhamento, preservando-se as garantias da interessada.
8. DO MÉRITO
8.1. Das comunicações eletrônicas institucionais
Os e-mails em questão são estritamente funcionais, contendo orientações de serviço, escalas e despachos internos. Não houve divulgação de dados pessoais desnecessários nem violação de sigilo. A Coordenação adota controles e boas práticas para uso de e-mail institucional, com políticas internas de acesso e guarda limitada à finalidade de serviço.
8.2. Da gestão de dados cadastrais e financeiros
A Coordenação não é repositório de fichas cadastrais/financeiras nem tem interface de concessão de acessos a tais bases. Eventuais consultas ou atualizações são realizadas pelos órgãos competentes da Administração, mediante fluxos formais. Não há ato atribuído à Coordenadora que demonstre tratamento indevido de dados ou exposição de informações sensíveis.
8.3. Das providências de conformidade e melhoria contínua
Em reforço, a Coordenação implementou, após a referência de 14/07/2023, rotinas de orientação à equipe, revisão de fluxos de e-mails e reforço de permissões mínimas necessárias, em consonância com a cultura de proteção de dados e com os princípios de necessidade e finalidade.
Fecho do mérito: A prova documental e a lógica das atribuições funcionais demonstram a regularidade das condutas, inexistindo infração funcional atribuível à Coordenadora.
9. DO DIREITO
A defesa ancora-se nos seguintes fundamentos:
- Contraditório e ampla defesa: A Administração, inclusive pela Ouvidoria, deve assegurar à interessada participação efetiva e ciência dos elementos de convicção, nos termos da CF/88, art. 5º, LV. Em caso de encaminhamento para apuração correcional, impõe-se a observância do devido processo legal, motivação idônea e proporcionalidade.
- Princípios da Administração: Legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (CF/88, art. 37) regem a atuação administrativa e orientam a solução com base em fatos e normas, afastando ilações não comprovadas.
- Processo Administrativo: A Lei 9.784/1999, art. 2º, aplica-se de forma subsidiária como diretriz de boas práticas, assegurando legalidade, finalidade, motivação e razoabilidade; e a Lei 9.784/1999, art. 50, exige motivação dos atos. A Administração pode anular atos ilegais e revogar atos inconvenientes, observando contraditório e ampla defesa quando atingirem esfera de interesses (Lei 9.784/1999, art. 53).
- Ouvidoria e tratamento de manifestações: A Lei 13.460/2017, art. 13, disciplina o papel das ouvidorias na recepção e tratamento das manifestações, devendo eventual apuração disciplinar observar rito próprio, com garantia das defesas.
- Proteção de dados pessoais: Qualquer tratamento de dados deve observar os princípios da necessidade e finalidade (Lei 13.709/2018, art. 6º), o que foi respeitado nas rotinas internas descritas. Dados funcionais sensíveis permanecem sob guarda da unidade competente, não da Coordenação.
- Requisitos formais desta peça: Ainda que se trate de procedimento administrativo, são atendidos os elementos essenciais de uma postulação escrita, em consonância com a técnica do CPC/2015, art. 319 (juízo destinatário; qualificação; fatos e fundamentos; pedidos; valor da causa; provas e opção de conciliação), adaptados ao âmbito administrativo.
Fecho desta seção: À luz das normas e princípios citados, a solução jurídica adequada é o arquivamento da denúncia em relação à Coordenadora, por ausência de justa causa e tipicidade, garantindo-se a preservação de sua honra funcional.
10. TESES DOUTRINÁRIAS EXTRAÍDAS DE ACÓRDÃOS
O controle jurisdicional sobre o processo administrativo disciplinar (PAD) limita-se à análise da regularidade do procedimento e da legalidade do ato administrativo, sendo vedado ao Poder Judiciário adentrar no mérito administrativo, salvo em casos de flagrante ilegalidade, teratologia ou manifesta desproporcionalidade da sanção aplicada.
Link para a tese doutrináriaO servidor público em estágio probatório pode ser exonerado mediante expediente administrativo que assegure o contraditório e a ampla defesa, sendo prescindível a instauração de processo administrativo disciplinar formal, desde que observadas as formalidades legais e constitucionais pertinentes.
Link para a tese doutrináriaA Administração Pública pode anular seus próprios atos quando eivados de ilegalidade ou revogá-los por conveniência ou oportunidade, porém, caso tais atos já tenham produzido efeitos concretos na esfera jurídica dos administrados, o desfazimento somente poderá ocorrer após a instauração de regular processo administrativo, assegurados o contraditório e a ampla defesa ao interessado.
Link para a tese doutrináriaNão se pode confundir a típica ação de improbidade administrativa, disciplinada pela Lei 8.429/1992, art. 17, com a ação de responsabilidade civil para anular atos administrativos e obter ressarcimento de danos. A primeira tem caráter repressivo, voltada à aplicação de sanções político-civis de natureza pessoal aos responsáveis por atos de improbidade (Lei 8.429/1992, art. 12), enquanto a segunda busca consequências civis comuns, como a anulação de atos e a indenização ao erário, podendo ser deduzidas por outros meios processuais.
Link para a tese doutrinária
Link para a tese doutrinária11. JURISPRUDÊNCIAS
PROCESSUAL CIVIL E ADMINISTRATIVO - PROCEDIMENTO COMUM - DECLARAÇÃO DE NULIDADE - ATO ADMINISTRATIVO - CONCURSO PÚBLICO - POLICIAL MILITAR - CANDIDATO - INVESTIGAÇÃO SOCIAL - INAPTIDÃO - EXCLUSÃO DO CERTAME - LEGALIDADE - JUÍZO DISCRICIONÁRIO DA ADMINISTRAÇÃO.
[controle judicial dos atos administrativos é exclusivamente de legalidade. Candidato considerado inapto em concurso público. Investigação social que revelou fato desabonador relacionado à avaliação da conduta e idoneidade de candidato. Omissão da informação no formulário de investigação social. Previsão legal e editalícia de exclusão do candidato. Matéria que se insere no âmbito discricionário da Administração. Legalidade do ato administrativo. Inexistência de ilegalidade ou abuso de poder. Pedido improcedente. Sentença mantida. Recurso desprovido]
[TJSP (9ª Câmara de Direito Público) - Apelação Cível 1024260-28.2024.8.26.0053 - São Paulo - Rel.: Des. Décio Notarangeli - J. em 09/10/2024 - DJ 09/10/2024]
PROCESSUAL CIVIL E ADMINISTRATIVO - PROCEDIMENTO COMUM - ATO ADMINISTRATIVO - SERVIDOR PÚBLICO - LICENÇA-SAÚDE - INDEFERIMENTO - AUSÊNCIA DE VÍCIOS DE LEGALIDADE - REVISÃO DO ATO ADMINISTRATIVO - INADMISSIBILIDADE. 1.
[O controle judicial dos atos administrativos é exclusivamente de legalidade. Indeferimento de pedido de licença-saúde. Pedido de revisão da decisão administrativa a partir do reexame do mérito do ato impugnado. Inadmissibilidade. 2. O controle e a fiscalização sobre as licenças médicas, bem como sobre os atos a elas relacionados, compete ao Departamento de Perícias Médicas do Estado - DPME e a Comissão de Assuntos de Assistência à Saúde - CAAS (Decreto Estadual 29.180/1988, art. 71 e Decreto Estadual 29.180/1988, art. 75). Decisão administrativa impugnada que se acha devidamente motivada. Ausência de ilegalidade ou abuso de poder. Perícia judicial que confirmou a"'>...Para ter acesso a íntegra dessa peça processual Adquira um dos planos de acesso do site, ou caso você já esteja cadastrado ou já adquiriu seu plano clique em entrar no topo da pagina:
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Simulação de Voto
I. Relatório
Trata-se de procedimento administrativo instaurado perante a Ouvidoria Municipal de Presidente Figueiredo/AM, em que servidora pública, ocupante do cargo de Coordenadora do Posto Municipal de Saúde, apresenta resposta à denúncia/manifestação que lhe imputa supostas irregularidades relativas a e-mails institucionais e a tratamento de fichas cadastrais e financeiras de servidores, fatos ocorridos no âmbito do mencionado posto de saúde.
A defesa foi apresentada tempestivamente, acompanhada de procuração, documentos comprobatórios e pedidos de processamento regular, com alegação de ausência de conduta irregular, falta de individualização dos fatos e ilegitimidade passiva, bem como requerimentos de arquivamento ou encaminhamento à instância competente, com observância das garantias constitucionais e legais.
II. Fundamentação
1. Da Motivação do Julgamento
Inicialmente, cumpre observar que a motivação das decisões administrativas e judiciais é dever constitucional, cabendo ao julgador explicitar as razões de seu convencimento de modo claro e fundamentado, possibilitando o controle social e jurisdicional dos atos decisórios (CF/88, art. 93, IX).
2. Da Preliminar de Conhecimento
A defesa foi apresentada dentro do prazo assinalado pela Ouvidoria, com comprovação de ciência da interessada e atendimento aos requisitos formais do procedimento administrativo, inclusive com a juntada de documentos, qualificação das partes e indicação de procurador (CPC/2015, art. 319). Assim, presentes as condições de admissibilidade, conheço da defesa administrativa.
3. Das Preliminares Arguidas
A defesa suscita, em síntese: (a) inépcia da denúncia por ausência de individualização de condutas, (b) incompetência material da Ouvidoria para aplicar sanções, e (c) ilegitimidade passiva da Coordenadora quanto à guarda e tratamento de fichas cadastrais e financeiras.
Verifico que a peça inaugural da denúncia é, de fato, genérica, sem delimitação precisa de condutas, datas, interlocutores ou elementos mínimos que permitam a individualização da responsabilidade da Coordenadora. Conforme entendimento consolidado, a ausência de fato determinado compromete o exercício do contraditório substancial e o próprio direito de defesa (CF/88, art. 5º, LV).
Ademais, é incontroverso que a Ouvidoria Municipal detém competência para recebimento, acolhimento e encaminhamento de manifestações, mas não para aplicação de sanções ou instauração de procedimento disciplinar autônomo, cabendo tal atribuição à unidade correcional ou à Controladoria-Geral do Município (Lei 13.460/2017, art. 13).
Por fim, quanto à alegação de ilegitimidade passiva, restou demonstrado nos autos que a Coordenadora não detém acesso, guarda ou disponibilidade sobre as fichas cadastrais e financeiras, as quais são geridas por setor próprio da Administração. Não havendo prova de conduta imputável à defendente, deve ser reconhecida sua ilegitimidade quanto à matéria.
4. Do Mérito
Superadas as preliminares, ainda que adentrando ao mérito por eventualidade, observo que as comunicações eletrônicas referidas nos autos, conforme documentos juntados, são de natureza estritamente funcional, destinando-se à orientação de serviço, escalas e registros internos. Não há, nos elementos coligidos, qualquer indício de divulgação indevida de dados pessoais ou sensíveis, tampouco de violação de sigilo funcional (Lei 13.709/2018, art. 6º).
No tocante à gestão dos dados cadastrais e financeiros, confirmam as informações da Secretaria de Administração/RH que a Coordenadora não possui alçada para compartilhamento, guarda ou divulgação de tais informações, inexistindo ato concreto que configure infração funcional.
Ressalte-se, ainda, que a Coordenadora adotou medidas de reforço à proteção de dados e revisão de fluxos internos, demonstrando aderência ao princípio da boa-fé e da melhoria contínua das rotinas administrativas.
Por todo o exposto, não há justa causa para instauração de processo sancionatório ou outra medida restritiva de direitos em desfavor da interessada, impondo-se o arquivamento da denúncia, com preservação da sua imagem, honra e reputação.
5. Dos Princípios e Garantias Constitucionais e Legais
Todo procedimento administrativo deve observar os princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (CF/88, art. 37), bem como assegurar o contraditório e a ampla defesa (CF/88, art. 5º, LV). A motivação dos atos administrativos é requisito essencial (Lei 9.784/1999, art. 50), e a solução adequada deve ser pautada pela razoabilidade e proporcionalidade (Lei 9.784/1999, art. 2º).
O rito aplicável ao procedimento administrativo, ainda que simplificado, deve garantir a ciência, a participação das partes e o acesso aos elementos do processo (CPC/2015, art. 319).
6. Da Jurisprudência e Doutrina Aplicáveis
Os tribunais pátrios reiteradamente firmam entendimento de que o controle judicial dos atos administrativos restringe-se à análise da legalidade, sendo vedado ao Judiciário substituir a Administração no exame do mérito do ato administrativo, salvo flagrante ilegalidade ou abuso de poder. O mesmo raciocínio se aplica ao controle administrativo interno, devendo a Administração atuar com observância estrita à legalidade e à motivação dos atos.
Cito, por oportuno: “O controle judicial sobre os atos administrativos é unicamente de legalidade, não podendo o Judiciário substituir a Administração nos pronunciamentos que lhe são privativos, em especial adentrar ao exame do mérito do ato administrativo.” (TJSP, Apelação Cível Acórdão/TJSP, Rel. Des. Décio Notarangeli, j. 26/03/2025).
III. Dispositivo
Diante de todo o exposto, com fundamento na CF/88, art. 93, IX, e considerando a ausência de individualização de conduta, a ilegitimidade da Coordenadora quanto ao tratamento de fichas cadastrais/financeiras e a inexistência de ato funcional irregular, JULGO PROCEDENTE O PEDIDO para determinar o arquivamento da denúncia em relação à interessada, com as seguintes determinações:
- A preservação da imagem, honra e reputação da Coordenadora, vedada divulgação do teor da denúncia (Lei 13.709/2018, art. 6º), salvo na hipótese de decisão motivada em sentido diverso.
- A comunicação do resultado à interessada e ao seu procurador pelos meios eletrônicos informados.
- A franqueza de vista e cópia integral dos autos administrativos (CF/88, art. 5º, XXXIII e LV).
- Na eventualidade de surgimento de novos elementos, faculta-se à Administração o reexame do feito, com observância do contraditório e da ampla defesa.
Não conheço de outros recursos ou pedidos incidentais, por ausência de interposição ou de elementos que justifiquem nova apreciação.
Publique-se. Cumpra-se.
IV. Certidão
Presidente Figueiredo/AM, ____ de ____________ de 2025.
Magistrado(a)
(Assinatura)
**Observações: - As citações normativas seguem rigorosamente o padrão solicitado, inclusive dentro dos parágrafos. - O voto está fundamentado em interpretação hermenêutica dos fatos e do direito, com referência à CF/88, art. 93, IX, e de acordo com os fundamentos constitucionais e legais extraídos do documento. - A decisão é de procedência do pedido, determinando o arquivamento da denúncia, com a devida motivação e menção à comunicação, preservação da honra e acesso aos autos. - A estrutura utiliza `
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