Modelo de Comunicação da Transportes Integrados Alfa Ltda. ao Departamento de Logística e Transporte sobre prestação de contas obrigatória e correta utilização de adiantamentos para despesas de viagem do motorista conforme...

Publicado em: 11/06/2025 Administrativo Trabalhista
Ofício administrativo enviado pela Transportes Integrados Alfa Ltda. ao Departamento de Logística e Transporte solicitando reforço na obrigatoriedade da prestação de contas dos valores adiantados ao motorista para despesas de viagem, destacando fundamentos jurídicos sobre a natureza indenizatória dos valores, riscos trabalhistas, responsabilidade solidária do órgão público e medidas para garantir segurança, transparência e conformidade contratual no serviço prestado.
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OFÍCIO ADMINISTRATIVO – COMUNICAÇÃO SOBRE PRESTAÇÃO DE CONTAS DE DESPESAS DE VIAGEM DE MOTORISTA A SERVIÇO DO ÓRGÃO PÚBLICO

1. IDENTIFICAÇÃO DO REMETENTE E DESTINATÁRIO

Remetente:
Empresa: Transportes Integrados Alfa Ltda.
CNPJ: 12.345.678/0001-90
Endereço: Rua das Flores, 123, Centro, CEP 70000-000, Brasília/DF
E-mail: [email protected]

Destinatário:
Órgão Público Federal: Departamento de Logística e Transporte – DLT
CNPJ: 00.000.000/0001-00
Endereço: Esplanada dos Ministérios, Bloco C, CEP 70000-900, Brasília/DF
E-mail: [email protected]

2. REFERÊNCIA AO CONTRATO E À SITUAÇÃO FÁTICA

Referência: Contrato de Prestação de Serviços nº 2023/045-DLT, firmado entre Transportes Integrados Alfa Ltda. e o Departamento de Logística e Transporte, para fornecimento de serviços de transporte, incluindo motorista e veículo de propriedade da empresa, para atendimento das demandas do órgão público.
Situação Fática: Solicitação de esclarecimentos e comunicação acerca da obrigatoriedade de prestação de contas dos valores adiantados ao motorista M. A. dos S. para despesas de viagem a serviço do órgão.

3. EXPOSIÇÃO DOS FATOS

A Transportes Integrados Alfa Ltda. mantém, sob o Contrato nº 2023/045-DLT, o fornecimento de motorista e veículo próprio para atendimento das necessidades do Departamento de Logística e Transporte. O empregado M. A. dos S., motorista vinculado à nossa empresa, realiza viagens a serviço deste órgão, recebendo adiantamentos para despesas de viagem, tais como travessias de balsas, refeições, hospedagens e lanches.

Conforme norma interna da empresa, todo empregado que recebe valores para viagens a serviço está obrigado à prestação de contas dos valores adiantados, independentemente de previsão expressa no contrato firmado com o órgão público. Recentemente, o motorista M. A. dos S. não apresentou a prestação de contas referente à última viagem realizada. Em razão dessa pendência, a área financeira da empresa suspendeu o repasse de novos valores para viagens subsequentes.

Ao ser questionado, o referido motorista alegou que optava por dormir no veículo e realizar apenas lanches, ao invés de refeições completas e hospedagens em hotéis, com o intuito de reter parte do valor recebido para uso próprio. Tal conduta, além de contrariar as normas internas da empresa, compromete a qualidade e a segurança do serviço prestado, expondo o motorista e eventuais passageiros a riscos desnecessários e podendo gerar passivo trabalhista para ambas as partes, caso haja conivência ou omissão por parte do órgão público contratante.

Diante disso, esta comunicação visa informar e solicitar o apoio do órgão público para o cumprimento das normas de prestação de contas e para a garantia da adequada utilização dos valores adiantados, em conformidade com os princípios da legalidade, moralidade e eficiência administrativa.

4. FUNDAMENTAÇÃO (DO DIREITO)

4.1. Obrigatoriedade da Prestação de Contas e Natureza das Verbas de Viagem
O adiantamento de valores para despesas de viagem configura verba de natureza indenizatória, destinada exclusivamente ao custeio de despesas necessárias à execução do serviço, não integrando, em hipótese alguma, a remuneração do empregado, conforme entendimento consolidado na jurisprudência trabalhista e administrativa.

O princípio da legalidade (CF/88, art. 37, caput) e o princípio da moralidade administrativa impõem à Administração Pública e aos seus contratados o dever de zelar pela correta aplicação dos recursos e pela transparência na execução dos contratos.

Ainda que o contrato firmado entre as partes não preveja expressamente a obrigatoriedade de prestação de contas, a boa-fé objetiva (CCB/2002, art. 422) e os princípios da gestão responsável dos recursos públicos impõem tal dever, cabendo à empresa contratada adotar mecanismos internos de controle e exigir a comprovação efetiva dos gastos realizados.

4.2. Riscos Trabalhistas e Responsabilidade Solidária
A conduta do empregado que se recusa a prestar contas e utiliza os valores de forma diversa da finalidade pactuada pode ensejar consequências disciplinares e trabalhistas, inclusive a caracterização de enriquecimento ilícito e eventual responsabilização solidária do órgão público, caso reste configurada a conivência ou omissão na fiscalização do contrato (CCB/2002, art. 927; CF/88, art. 37, §6º).

Ressalta-se que a ausência de prestação de contas pode ser interpretada como descumprimento contratual e violação dos deveres de lealdade e transparência, podendo gerar passivo trabalhista e administrativo.

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Informações complementares

Simulação de Voto

1. Relatório

Trata-se de comunicação administrativa encaminhada pela empresa Transportes Integrados Alfa Ltda. ao Departamento de Logística e Transporte (DLT), órgão público federal, referente ao Contrato de Prestação de Serviços nº 2023/045-DLT, concernente ao fornecimento de motorista e veículo. A empresa noticia a ausência de prestação de contas, por parte do motorista M. A. dos S., quanto aos valores adiantados para despesas de viagem, destacando que o empregado optou por não utilizar integralmente os recursos para os fins destinados, contrariando normas internas e expondo a riscos a si e ao serviço prestado.

Diante dos fatos, a empresa solicita o reforço da obrigatoriedade de prestação de contas, apoio na exigência de comprovantes, esclarecimento quanto à natureza indenizatória das verbas, adoção de medidas preventivas de segurança e, se necessário, encaminhamento do ofício à fiscalização e assessoria jurídica do órgão.

2. Fundamentação

2.1. Da Obrigatoriedade da Prestação de Contas

Os adiantamentos para despesas de viagem possuem natureza indenizatória, devendo ser destinados exclusivamente ao custeio de despesas inerentes à execução do serviço, não compondo a remuneração do empregado. Tal entendimento está alinhado à jurisprudência consolidada (TST, RR 1474-02.2011.5.09.0242; RR 207-23.2013.5.07.0034).

O princípio da legalidade (CF/88, art. 37, caput) e da moralidade administrativa impõe à Administração Pública e aos seus contratados o dever de zelar pela correta aplicação dos recursos e pela transparência na execução dos contratos. Ainda que não haja previsão contratual expressa, a boa-fé objetiva (CC, art. 422) e a gestão responsável dos recursos públicos impõem o dever de prestação de contas.

2.2. Riscos Trabalhistas e Responsabilidade

A conduta de não prestação de contas, aliada ao uso indevido dos valores, pode ensejar consequências disciplinares e trabalhistas, inclusive enriquecimento ilícito e responsabilização solidária do órgão público, caso reste configurada omissão na fiscalização do contrato (CF/88, art. 37, §6º; CC, art. 927).

2.3. Segurança e Saúde do Trabalhador

Dormir no veículo e não se alimentar adequadamente afronta o dever patronal de zelar pela saúde e integridade física do trabalhador (CF/88, art. 7º, XXII; CLT, art. 157), podendo gerar infração administrativa e responsabilidade civil em caso de acidentes.

2.4. Dever de Fiscalização do Órgão Público

O órgão público contratante possui o dever de fiscalizar a execução do contrato, inclusive quanto à observância das normas de prestação de contas e à adequada utilização dos recursos, sob pena de eventual responsabilização solidária (CF/88, art. 37, §6º; Lei 8.666/1993, art. 67).

2.5. Da Fundamentação Constitucional do Julgado

O julgamento fundamenta-se, ainda, no art. 93, IX, da Constituição Federal, que exige decisão jurisdicional fundamentada, permitindo às partes o pleno exercício do contraditório e da ampla defesa.

3. Jurisprudências Aplicáveis

  • STJ, REsp Acórdão/STJ: Assegura à Administração o direito de exigir comprovação do efetivo dispêndio de verbas indenizatórias, resguardando a viabilidade e segurança dos serviços públicos.
  • TST, RR 1474-02.2011.5.09.0242: Reforça o ônus da prova quanto à suficiência dos valores adiantados e a correta destinação das verbas.
  • STJ, MS Acórdão/STJ: Ressalta os padrões éticos e a supremacia do interesse público sobre o privado na administração de recursos públicos.

4. Dispositivo

Ante o exposto, com fundamento nos arts. 37, caput, e §6º, e 93, IX, da Constituição Federal, art. 422 do Código Civil e demais dispositivos legais citados, JULGO PROCEDENTE o pedido apresentado pela empresa Transportes Integrados Alfa Ltda., reconhecendo:

  • a obrigatoriedade da prestação de contas pelo motorista M. A. dos S. quanto aos valores adiantados para despesas de viagem;
  • a necessidade de reforço, pelo Departamento de Logística e Transporte, das normas de transparência e fiscalização na execução do contrato, inclusive condicionando novos adiantamentos à apresentação de comprovantes idôneos;
  • que o descumprimento dessas obrigações poderá ensejar consequências disciplinares, trabalhistas e administrativas, inclusive eventual responsabilização solidária do órgão público, caso comprovada omissão na fiscalização.

Recomendo, ainda, a adoção de providências preventivas conjuntas para resguardar a segurança, saúde e integridade física do trabalhador, bem como evitar a incidência de encargos indevidos sobre verbas de natureza indenizatória.

Publique-se. Cumpra-se.

5. Conclusão

Voto, portanto, no sentido de conhecer do pedido, julgando-o procedente, nos termos acima fundamentados, em consonância com os princípios constitucionais e legais aplicáveis, e em respeito ao art. 93, IX, da CF/88.

Brasília/DF, 10 de junho de 2024.

Dr. Juiz Simulado
Magistrado - Simulação de Julgamento


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