Legislação

- A classificação de documentos é realizada em conformidade com as disposições do Capítulo III do Decreto 2.134/1997, observadas as normas deste Capítulo.

- As páginas, os parágrafos, as seções, as partes componentes ou os anexos de um documento podem merecer diferentes classificações, mas ao documento, no seu todo, será atribuído o grau de sigilo mais elevado.

- A classificação de um grupo de documentos que formem um conjunto deve ser a mesma do documento de mais alta classificação que eles contenham.

- Os expedientes de remessa serão classificados de acordo com o mais elevado grau de sigilo dos documentos que encaminham.

- Os mapas, planos-relevo, cartas e fotocartas baseados em fotografias aéreas ou em seus negativos serão classificados em razão dos detalhes que revelem e não da classificação atribuída às fotografias ou negativos que lhes deram origem.

Parágrafo único - A classificação da fotografia aérea será determinada em razão do que retrate e não da classificação das diretrizes baixadas para obtê-la.

- A publicação de decreto sigiloso limitar-se-á ao seu respectivo número, ao ano de expedição e à sua ementa, redigida de modo a não comprometer o sigilo.

- Poderão ser elaborados extratos de documentos sigilosos, para sua divulgação ou execução, mediante consentimento expresso:

I - da autoridade classificadora, para documentos ultra-secretos;

II - da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior, para documentos secretos;

III - da autoridade destinatária, para documentos confidenciais e reservados, exceto quando expressamente vedado no próprio documento.

Parágrafo único - Aos extratos de que trata este artigo serão atribuídos graus de sigilo iguais ou inferiores àqueles atribuídos aos documentos que lhes deram origem.

- O documento sigiloso controlado requer as seguintes medidas adicionais:

I - lavratura anual de termo de inventário, pelo órgão ou entidade expedidora e pelo órgão ou entidade receptara;

II - lavratura de termo de transferência sempre que se proceder à transferência de sua guarda.

Parágrafo único - O Termo de Inventário e o Termo de Transferência serão elaborados de acordo com os modelos constantes dos Anexos I e II deste Decreto e ficarão sob a guarda de um órgão de controle.

- O documento ultra-secreto é, por sua natureza, considerado documento sigiloso controlado.

Parágrafo único - Os documentos secretos, os confidenciais e os reservados poderão, a critério da autoridade classificadora, ser considerados documentos sigilosos controlados.

- O documento sigiloso controlado terá registrada na capa, se houver, e em todas as suas páginas, a expressão [documento sigiloso controlado’’ e o número de controle.

- A indicação do grau de sigilo de um documento deverá constar de todas as suas páginas, observadas as seguintes formalidades:

I - a indicação será centralizada no alto e no pé de cada página, preferencialmente em cor contrastante com a do documento.

II - as páginas serão numeradas seguidamente, devendo cada uma conter, também, indicação sobre o total de páginas que compõem o documento.

- Os esboços e desenhos sigilosos terão registrados seu grau de sigilo em local que possibilite sua reprodução em todas as cópias.

- A indicação do sigilo de negativos, fotografias e imagens digitais sigilosas observará o disposto no artigo anterior.

Parágrafo único - Os negativos de que trata este artigo, cuja falta de espaço impossibilite a indicação de sigilo, serão utilizados em condições que garantam a sua segurança e guardados em recipientes que exibam a classificação correspondente à do conteúdo.

- Fotografias e reproduções de negativos sem legenda terão registrados seus respectivos graus de sigilo no seu verso, bem como nas respectivas embalagens.

- Os negativos em rolos contínuos, relativos a reconhecimentos e a levantamentos aerofotogramétricos, terão indicado, no princípio e no fim de cada rolo, o grau de sigilo correspondente.

- As microformas e os filmes cinematográficos sigilosos serão acondicionados de modo tecnicamente seguro, devendo as embalagens exibir o grau de sigilo correspondente ao do conteúdo.

Parágrafo único - A indicação do grau de sigilo em filmes cinematográficos será registrada, também, nas imagens de início e fim dos mesmos.

- Os meios de armazenamento de dados, informações e/ou conhecimentos sigilosos serão marcados com a classificação devida em local adequado.

Parágrafo único - Consideram-se meios de armazenamento, para efeito deste artigo, os discos sonoros e ópticos, fitas e discos magnéticos e demais meios de armazenamento de dados.

- A indicação do grau de sigilo em mapas, cartas e fotocartas será logo acima do título e na parte inferior dos mesmos, sem prejuízo das imagens registradas.

- A indicação da reclassificação ou da desclassificação de documentos sigilosos deverá constar da capa, se houver, e da primeira página do documento, mediante aposição de carimbo, de forma que não prejudique os dados, informações ou conhecimentos registrados.

- Na expedição e tramitação dos documentos ultra-secretos e secretos serão observadas as seguintes prescrições:

I - os documentos a expedir serão acondicionados em envelopes duplos;

II - o envelope externo conterá apenas o nome ou a função do destinatário e seu endereço, sem qualquer anotação que indique o grau de sigilo do conteúdo;

III - no envelope interno serão inscritos o nome e a função do destinatário, seu endereço e, claramente indicado, o grau de sigilo do documento, de modo a ser visto logo que removido o envelope externo;

IV - o envelope interno será lacrado, após receber o documento, e a sua expedição se fará acompanhada de um recibo;

V - o recibo destinado ao controle da expedição e custódia dos documentos ultra-secretos e secretos conterá, necessariamente, indicações sobre o remetente, o destinatário e o numero ou outro indicativo que identifique o documento;

VI - é vedada a expedição de documento ultra-secreto pelo correio;

VII - a comunicação de assunto ultra-secreto, em princípio, será efetuada por contato pessoal do agente público credenciado,

VIII - a comunicação de assunto ultra-secreto por meios elétricos ou eletrônicos só será permitida em casos extremos e que requeiram tramitação e solução imediatas, atendendo ao princípio da oportunidade;

IX - a expedição de documento secreto poderá ser feita por meio de mensageiro oficialmente designado, ou pelo correio, desde que registrada, por meio de sistema de encomendas ou, se for o caso, por meio de mala diplomática;

Parágrafo único - Os documentos ultra-secretos e/ou secretos expedidos por meio elétrico ou eletrônico serão obrigatoriamente criptografados, em sistema de cifra de alta confiabilidade.

- Os documentos confidenciais e reservados serão expedidos em um único envelope, no qual será marcada, na face anterior e no verso, a classificação correspondente.

§ 1º - A critério da autoridade competente, aplicam-se à expedição dos documentos confidenciais e reservados as medidas de segurança previstas no artigo anterior.

§ 2º - Os documentos confidenciais e reservados serão expedidos por meio de mensageiros autorizados ou pelo correio, desde que registrados, obedecidas, neste caso, as prescrições dos incisos I, II e III do artigo anterior.

§ 3º - Os documentos confidenciais poderão ser expedidos por meio elétrico ou eletrônico, desde que criptografados.

§ 4º - Os documentos reservados poderão ser expedidos por meio elétrico ou eletrônico, podendo ser criptografados a critério da autoridade competente.

- Será inscrita a palavra [pessoal[, precedendo a indicação do grau de sigilo, no envelope contendo documento sigiloso, sempre que o mesmo for considerado do interesse exclusivo do destinatário.

- Em todos os casos serão adotadas providências que permitam o máximo de segurança na expedição de documentos sigilosos.

- Aos responsáveis pelo recebimento de documentos sigilosos incumbe:

I - verificar e registrar, se for o caso, indícios de violação ou de qualquer irregularidade na correspondência recebida, dando ciência do fato ao destinatário, o qual informará ao remetente;

II - assinar e datar o respectivo recibo, se for o caso;

III - proceder ao registro do documento e ao controle de sua tramitação.

- O envelope interno somente será aberto pelo destinatário ou por seu representante autorizado.

- O destinatário de documento sigiloso comunicará ao remetente qualquer indício de violação do documento, tais como rasuras, irregularidades de impressão ou de paginação.

- Os documentos sigilosos serão guardados em condições especiais de segurança.

§ 1º - Para a guarda de documentos ultra-secretos é obrigatório, no mínimo, o uso de cofre com segredo de três combinações ou material que ofereça segurança equivalente ou superior.

§ 2º - Na impossibilidade de se adotar o disposto no parágrafo anterior, os documentos ultra-secretos deverão ser mantidos sob guarda armada.

§ 3º - Para a guarda de documentos secretos é recomendada a adoção de medidas de segurança idênticas às que se referem os parágrafos anteriores.

- A reprodução do todo ou de parte de documento sigiloso terá o mesmo grau de sigilo do documento original.

- A reprodução total ou parcial de documentos sigilosos controlados dependerá de autorização do órgão de controle e os demais poderão ser reproduzidos nas condições estabelecidas no Capítulo V do Decreto 2.134/1997, e no art. 9º deste Decreto.

- O responsável pela preparação, impressão ou reprodução de documentos sigilosos deverá destruir notas manuscritas, tipos, clichês, carbonos, provas ou quaisquer outros elementos que possam dar origem à cópia não autorizada do todo ou parte.

- Sempre que a preparação, a impressão ou, se for o caso, a reprodução de documento sigiloso for efetuada em tipografias, impressoras ou oficinas gráficas, deverá essa operação ser acompanhada por pessoa oficialmente designada, que será responsável pela garantia do sigilo, durante a confecção do documento, observado o disposto no artigo anterior.

- As Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, constituídas em conformidade com o art. 2º do Decreto 2.182, de 20/03/1997, terão a responsabilidade de orientar e realizar o processo de analise, avaliação e seleção da documentação tornada ostensiva, que tenha sido produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

- A eliminação de documentos sujeitar-se-á às normas estabelecidas pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, que disponham sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público.

Parágrafo único - Não poderão ser eliminados os documentos sigilosos de valor permanente.